Depuis quelques années, l’utilisation du coffre-fort numérique en entreprise s’est fortement développée… Focus sur cet outil.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique (CFN) est un espace de stockage en ligne permettant aux entreprises d’archiver de manière sécurisée des fichiers numériques de haute importance et confidentiels, en rendant impossible toute intrusion. Tous les documents importants de votre société peuvent être intégrés dans un coffre-fort numérique : pièces comptables, gestion du personnel, documents fiscaux, contrats…*
À noter, un coffre-fort numérique n’est pas une GED (un outil de gestion électronique des documents, comme Dropbox par exemple), ou un SAE (système d’archivage numérique). Il n’est pas conçu pour l’utilisation courante de vos documents mais pour la protection de ces derniers.
Un coffre-fort numérique se doit donc de garantir leur pérennité (contrôles périodiques et duplication du stockage pour éviter toute perte de données.), leur intégrité (création d’une empreinte numérique unique liée au client), leur traçabilité (historique des utilisateurs) et enfin leur confidentialité (contrôle d’accès, cryptage des données).
La mise en service des CFN (et les conditions de récupération des documents y étant stockés) est fortement encadré par la loi (cf. article L. 103 du Code des postes et des communications électroniques) et répond à des règles strictes :
- Les données dans un coffre-fort numérique ne sont pas accessibles à l’hébergeur.
- Toutes les données y étant inscrites doivent être cryptées et accessibles uniquement par le biais d’une clé de déchiffrement (que seul le client utilisateur possède).
Les avantages du coffre-fort numérique
Service complètement modulable, un CFN possède de nombreux avantages pour une entreprise :
- Aucune limite de stockage : Toute entreprise optant pour un CFN adapte la taille de sa capacité de stockage selon ses besoins.
- Respect des obligations légales : En optant pour un CFN, une entreprise rentre en conformité avec la législation concernant la protection des données personnelles (RGPD) et de la loi Travail de 2016.
- Gestion optimisée des RH : La gestion RH d’une entreprise est facilitée, en effet plus besoin de distribuer les bulletins de paie à tous et tous les mois. Quelques clics suffisent pour les envoyer électroniquement et les salariés peuvent les visualiser / récupérer en accédant à tout moment à leur espace personnel.
- Economie et écologie : Opter pour une solution « 0 papier » vous permet de faire des économies (10 à 30 cts par impression) et démontre vos valeurs environnementales.
Coffre-fort numérique et bulletin de paie
Quelle que soit votre structure, vous avez tout intérêt à mettre en place un coffre-fort numérique pour les salariés dont vous avez la responsabilité. La législation française a évolué sur le sujet ces dernières années pour permettre le déploiement du bulletin de paie dématérialisé. Cette volonté a été accentuée par la loi El Khomri, qui permet à toute entreprise de proposer à ses salariés la remise de leurs bulletins de salaire sous forme digitalisée.
Un coffre-fort numérique garantit la conservation des documents RH et leur archivage. Ainsi, même si un salarié démissionne, est licencié, part vivre à l’étranger … il aura toujours accès en tout temps à ses documents en cas de besoin (justification auprès de l’administration fiscale, documents à envoyer à la banque ou à d’autres administrations, etc.).
Avant de mettre en place un CFN au sein de votre entreprise, vous avez une obligation légale d’information de vos délégués du personnel et de l’ensemble de vos collaborateurs. La communication doit avoir lieu au minimum 30 jours avant la mise en place de l’outil, ce qui permet aux salariés réfractaires d’exercer leur droit de refus et de se manifester avant le déploiement (ils resteront alors au format papier).
Exaur vous propose une solution de coffre-fort numérique avec Edoc Perso
Votre cabinet Exaur met à disposition des clients le souhaitant une solution de coffre-fort numérique eDocPerso : véritable domicile numérique, eDocPerso permet aux salariés de recevoir leur bulletin de salaire dans un coffre-fort numérique certifié AFNOR et de centraliser tous leurs documents personnels de façon sécurisée (gratuit pour le salarié et disponible à vie).
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* Durée légale de conservation des documents :
- Papiers à conserver | service-public.fr /
- Entreprises, combien de temps devez-vous conserver vos documents ? | economie.gouv.fr
Sources :
