Contrats, factures, livre comptable, statuts… Vous rangez vos papiers administratifs et vous vous demandez quels documents garder et combien de temps ? Cet article vous indique les règles pour les principaux documents relatifs à la vie d’une société et à la vie courante.
POINT SUR LES DURÉES LÉGALES DE CONSERVATION DE VOS DOCUMENTS
Documents civils et commerciaux
| 3 ANS | Déclarations de douane. |
| 5 ANS |
Contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale. Documents bancaires. Documents établis pour le transport de marchandises. |
| 10 ANS |
Factures clients ou fournisseurs. Contrats conclus par voie électronique. Correspondances commerciales (bons de commande ou bons de livraison). |
Documents et pièces comptables
| 10 ANS | Livres et registres comptables.
Pièces justificatives. |
Documents fiscaux
| 6 ANS (1) | Impôt sur le revenu.
Impôt sur les sociétés. Bénéfices industriels et commerciaux (BIC). Bénéfices non commerciaux (BNC). Impôts directs locaux. Cotisation foncière des entreprises (CFE). Valeur ajoutée des entreprises (CVAE). Taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc. |
(1) L’article L102B du Livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans […] ».
Documents sociaux
| 3 ANS | Convocations, feuilles de présence, pouvoirs et rapports du gérant ou du conseil d’administration. |
| 5 ANS |
Statuts de la société (à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés). |
| 10 ANS |
Documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…). |
AUTRES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS ET PRINCIPALES RÈGLES
Travail – Chômage – Retraite
| 3 ANS | Solde de tout compte.
Justificatif de versement d’allocations chômage. Note de frais. |
| PERMANENTE |
Bulletin de paiement de la pension de retraite. |
| JUSQU’À LA LIQUIDATION DE LA RETRAITE |
Bulletin de salaire. Contrat de travail. Certificat de travail. Relevé d’indemnités journalières de maladie et de maternité. Carte d’invalidité d’un enfant. |
Assurances
| 2 ANS | Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement à date du document + 2 ans.
Contrat à durée du contrat + 2 ans. |
| 10 ANS |
Assurance-vie. Dommage corporel. |
| PERMANENTE |
Relevé d’informations automobile (indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance). |
Véhicules
| 3 ANS | PV pour amende forfaitaire (si aucun paiement demandé par le Trésor Public sous 3 ans, vous ne leur devez plus rien). |
| DURÉE DE CONSERVATION DU VÉHICULE |
Factures (achat, réparation, etc.). Certificat de cession du véhicule |
Banque
| 1 AN + 8 JOURS | Chèque à encaisser. |
| 2 ANS |
Contrat de crédit immobilier. Crédit à la consommation + justificatifs. |
| 5 ANS |
Dossier concernant un compte (compte courant, PEL, livret A, etc.) à À partir de la clôture du compte. Relevé de compte (compte courant, PEL, livret A, etc.). Talon de chèque. |
Précision : Vos tickets de carte bancaire (paiement et retrait) sont à conserver jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant (un débit frauduleux pouvant être contesté dans un délai maximal de 13 mois).
Logement
| 1 AN | Facture de téléphone fixe ou mobile.
Facture internet. Certificat de ramonage. Courrier de révision du loyer à durée de location + 1 an. |
| 2 ANS |
Preuve de restitution de matériel (box). Attestation d’entretien annuel d’une chaudière. Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL). Factures liées à des petits travaux (exemple : fenêtres). |
| (DURÉE DE LOCATION +) 3 ANS |
Contrat de location. État des lieux. Quittance de loyer. |
| 5 ANS |
Facture d’électricité. Facture de gaz. Facture d’eau. Preuve du paiement des charges de copropriété. Correspondances avec le syndic. Procès-verbal d’assemblée générale de copropriété. |
| 10 ANS |
Factures liées à des gros travaux (tout le gros-œuvre). |
| PERMANENTE |
Acte de vente (aussi appelé titre de propriété). |
TYPE DE CONSERVATION DE VOS DOCUMENTS
Que votre document soit sous format papier ou numérique, vous devez le conserver sous sa forme originelle. Changer de format (scan d’un format papier, ou bien impression d’un document numérique), la nouvelle version aura valeur uniquement de copie et l’administration peut toujours exiger la présentation du document original. À noter, la durée de conservation d’un document électronique est identique à celle d’un document papier.
SANCTIONS EN CAS DE NON CONSERVATION DE VOS DOCUMENTS
Ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions notamment dans le cadre des documents fiscaux. L’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une amende de 10 000 € est « applicable en cas d’absence de tenue [des] documents ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. ».
